המערכת כוללת שאלון מקיף ומובנה לזיהוי פערים בציות הארגוני לדרישות חוק הגנת הפרטיות. השאלון מאפשר לממונה למפות את המצב הקיים בארגון, לזהות חולשות ולתעדף את הפעולות הנדרשות לשיפור רמת הציות.
מנוע AI מובנה במערכת מנתח את תשובות השאלון ומפיק סיכום ממצאים מפורט. הסיכום מציג תמונת מצב ברורה של רמת הציות הארגונית, מדגיש נקודות חולשה קריטיות ומספק תובנות מעשיות לשיפור.
בהתבסס על ניתוח הממצאים, מנוע הבינה המלאכותית בונה באופן אוטומטי תוכנית עבודה שנתית מותאמת לארגון. התוכנית כוללת משימות מתועדפות, לוחות זמנים מומלצים ואבני דרך למעקב אחר ההתקדמות.
המערכת מכילה את כל המסמכים והטפסים הנדרשים לעבודת ה-DPO, ובכלל זה: טופס בקשה לעיון /שינוי/ מחיקת מידע, טופס רישום עובדים שעברו הדרכת מודעות לפרטיות, כתבי מינוי לממונה הגנת פרטיות ולממונה אבטחת מידע, מסמכי מדיניות וכו'.
המערכת כוללת מצגות מקצועיות מוכנות לשימוש בנושאים: מודעות עובדים להגנת הפרטיות – עקרונות, זכויות נושאי מידע וחובות הארגון, מודעות לאבטחת מידע – כללי התנהגות, זיהוי איומים והתמודדות עם אירועי אבטחה.
ממשק נוח המרכז קישורים ישירים לכל הנושאים הרלוונטיים ברשות להגנת הפרטיות, כולל דיווח על אירועי אבטחה, הגשת בקשות ועדכונים שוטפים.
לאור הביטול של חובת רישום מאגרים ברשם המאגרים (למעט מקרים ספציפיים), המערכת מספקת מודול ייעודי לתיעוד וניהול מאגרי המידע בארגון. המודול מאפשר שימור ידע ארגוני, המשכיות ניהולית במקרי החלפת כוח אדם, ותיעוד מלא של מאפייני כל מאגר.
המערכת מאפשרת העלאה ושמירה מאובטחת של מסמכים ארגוניים הקשורים לניהול הפרטיות. כל המסמכים נשמרים בהצפנה מלאה, תוך הבטחת חסיון וזמינות המידע.
בעת ההרשמה למערכת, ניתן להעלות את לוגו הארגון. המערכת מעדכנת אוטומטית את כל הטפסים והמסמכים עם הלוגו הארגוני, כך שכל מסמך המופק מהמערכת נושא את זהות המיתוג של הארגון ונראה כמסמך רשמי פנימי.
המערכת תומכת במודל שירות לריבוי לקוחות, המאפשר לממוני פרטיות המספקים שירותי DPO חיצוניים לנהל מתוך ממשק אחד את כלל הארגונים שבאחריותם. יכולת זו מייעלת משמעותית את עבודת נותני השירות ומאפשרת ניהול ריכוזי, מעקב אחר סטטוס הציות של כל לקוח ותיעוד אחיד.
